Você conhece todos os processos que são executados no dia a dia de sua empresa? Ou ainda, você sabe por que é importante otimizar cada um deles? 

Em todas as empresas, todos os dias, são executados diversos processos. Caso esses processos não estejam automatizados e/ou otimizados, podem gerar perdas para a organização em diversos aspectos.

Você se lembra de ter lido, neste blogue, o texto onde abordamos a história da Cafeteria Starbucks? Os clientes podem ficar insatisfeitos com algum produto ofertado, com o atendimento dos funcionários etc. Um cliente insatisfeito significa menos vendas, publicidade negativa, uma marca com péssimo posicionamento e, por consequência, perdas financeiras. Então, percebeu as consequências de não ter os processos otimizados e como isso pode fazer com que seus clientes comprem de seus concorrentes?

Vamos descobrir como otimizar os processos de sua empresa? Acompanhe-nos!

1) Conheça os processos da sua empresa

O primeiro passo é deixar as coisas em ordem. Vamos entender a sua empresa. Para isso, daremos o exemplo de uma Pizzaria.

a) Quais são os processos executados numa Pizzaria?

• Grupo 1. Atendimento: um cliente entra na Pizzaria. Quem o atende? Quem o acompanha até a mesa? Quem vai tirar o pedido? Quem vai levar o pedido até a cozinha?
• Grupo 2. Cozinha: o pedido chega até a cozinha. Quem vai receber o pedido? Quem vai preparar o pedido? Como será feito o pedido?
• Grupo 3. Limpeza: limpeza e higienização. Quem fará a limpeza nas diferentes áreas da Pizzaria, como a própria cozinha, os banheiros, as mesas, a recepção? Como serão executados cada um destes processos? Qual o tempo de duração de cada um deles?

b) Se um processo for executado de mais de uma forma, qual é a melhor?

Os processos na cozinha são realizados de diversas formas? Quando o pedido é entregue na cozinha, será que é sempre o chefe de cozinha quem recebe o pedido e ordena sua execução? Ou há outra pessoa que faz este trabalho? Será que há somente uma pessoa para preparar a pizza, ou há várias?

 Respondendo a estas perguntas, conseguiremos entender se os processos são executados de diferentes formas e qual é a melhor delas, a fim de que possamos economizar tempo e recursos.

c) Observe também qual área da sua empresa precisa ser otimizada

Se observarmos que os banheiros, após uma hora de atendimento ao público, estão sujos, isto causa desconforto aos clientes. Facilmente, e de forma rápida, poderemos entender que os processos de limpeza precisam de uma otimização, significando termos que desenvolver um plano de ação para este processo e, de modo especial, aplicá-lo.

Agora você pode olhar para dentro de sua empresa e entender quais são os processos que nela são executados. É importante entender os processos do seu negócio para entender o seu funcionamento.

2) Cronograma

O cronograma é uma ferramenta de gestão de atividades, normalmente apresentado em forma de  tabela, onde se pode observar e acompanhar as atividades planejadas, seguindo a linha do tempo de sua execução, ou seja, a ferramenta facilita manter o foco e a eficiência do planejamento.

Além disso, o cronograma é uma ferramenta que ajuda a controlar e visualizar o processo do trabalho, assim como controlar os custos de cada etapa.

Qualquer que seja o formato de cronograma que queiramos usar, é importante que os seguintes pontos estejam contemplados para a sua elaboração:

• Defina as tarefas do projeto;
• Faça uma estrutura analítica do projeto;
• Faça uma lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega;
• Estabeleça prioridades;
• Estime o tempo para completar as tarefas;
• Analise o ambiente externo, como fornecedores e condições econômicas, entre outros aspectos;
• Faça a gestão das atividades para garantir a entrega.

3) Metas e indicadores

Depois de entendermos todos os processos que podem ser executados dentro de uma empresa, é importante que sejam definidos metas e indicadores de desempenho, pois não se pode gerenciar o que não conseguimos medir; menos ainda otimizar.

Assim, toda empresa precisa saber em que nível de gestão ela se encontra. O estabelecimento de uma meta a ajudará a melhorar e crescer.

As metas são instrumentos indispensáveis que ajudam os gestores a pensar em que nível eles querem que a empresa esteja em relação a um aspecto específico, e em quanto tempo desejam que isso aconteça. Por outro lado, os indicadores ajudam a medir em que estágio da meta desejada a empresa se encontra. Assim, fica mais fácil saber como está o desempenho em relação à meta traçada, possibilitando maior eficácia no seu alcance.

Voltando ao exemplo da Pizzaria. Suponhamos que o dono queira atingir um nível de 80% na satisfação dos clientes, e que ele busque isso num prazo de três meses. Agora, a busca deste índice se tornou mais fácil porque o dono já sabe como acontecem os processos dentro de sua empresa e qual a melhor forma de executá-los. Com a meta definida, ele precisa estabelecer os indicadores de gestão. Será necessário que o tempo de preparo das pizzas não ultrapasse os 30 minutos; que os banheiros devem ser limpos e organizados a cada 40 minutos etc.

A partir de agora, o dono, com uma meta traçada e com indicadores que o auxiliam na gestão, é muito mais provável e factível que os clientes de sua Pizzaria fiquem mais satisfeitos e, como consequência, a empresa aumente seus lucros.

Metas e indicadores apontam o rumo para onde a empresa está caminhando.

Por fim, mais uma dica, como bônus, pela sua atenção e esforço por ter nos acompanhado até este momento. Falemos, então, sobre PADRONIZAÇÃO.

Como seres humanos que somos, estamos em constante mudança e evolução. Cada pessoa tem uma forma de desenvolver sua atividade.

Quando entra um novo funcionário numa organização, ele traz consigo experiências e conhecimentos novos. Isto pode ser bom ou ruim.

Considerando o tópico 1 deste texto, onde abordamos “Conheça os processos da sua empresa”, depois que você sabe como funciona a sua empresa, é importante que você padronize os processos e atividades que cada funcionário vai executar. Tenha muito claro o que deve fazer cada trabalhador, como deve fazer e em quanto tempo. Com isso em mente, você poupará tempo, recursos e energia. Isso levará a sua empresa a um outro nível de eficiência, eficácia e lucratividade.